Assistant administratif H/F - Strasbourg - Région Grand Est

Publiée le: 7/23/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



             



2020 EMP 606 389 PERF DFE - Assistant administratif H/F

Pôle Performance

Direction: Délégation aux Fonds Européens 

Service : Croissance, emploi, développement rural Strasbourg

Pôle :

Statut : Fonctionnaire, Contractuel

Grade : Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe

Poste basé à : Strasbourg



Missions

  • Secrétariat des pôles Fonds Européens de Développement Régional (FEDER) et Fond Social Européen (FSE) du SCEDR Alsace au sein de la Délégation aux Fonds européens (DFE)
  • Participation au binôme d’assistanat de direction avec l’assistante de la Directrice de la Délégation aux Fonds européens



Activités principales

  • accueil et renseignements téléphoniques des porteurs de projets, bénéficiaires d’aides et partenaires 
  • participation aux réunions de pôle/service
  • gestion du planning des pôles (formation, congés, réunions,..)
  • suivi des courriers entrants via l’application GECO pour l’ensemble du service
  • suivi des circuits de signature de tous les documents édités courriers, accusés de réception, engagements juridique...
  • saisie et mise en forme des documents élaborés par les pôles
  • organisation logistique des comités de programmation FEDER-FSE-IEJ, mise à jour et gestion de la base de données des membres des comités
  • suivi des notifications d’attribution des aides et des conventions à l’issue des comités en lien avec les chargés de mission des pôles
  • mises à jour des bases de données spécifiques (assistance des chargés de mission du service) notamment systèmes d’information et espaces collaboratifs/Extranet/Intranet
  • constitution et mise à jour de tableaux de bord de suivi des dossiers en lien avec les chargés de mission des pôles et relance, si nécessaire, à la complétude des dossiers des bénéficiaires
  • participation au binôme d’assistanat de direction avec l’assistante de la Directrice de la DFE : maintenir autant que possible une permanence, prise en charge lors de l’absence d’une assistante de la partie la plus urgente du travail par l’assistante binôme ...



Compétences et aptitudes

Savoirs

  • Excellente connaissance et maîtrise des outils de bureautique 
  • Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme, procédures administratives, techniques de secrétariat.

Savoir-faire

  • Organisation méthodique du travail et gestion du temps 
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie
  • Aptitudes relationnelles – sens du contact et bon relationnel interne et externe
  • Capacités d’adaptation 
  • Capacités rédactionnelles

Savoir-être

  • Rigueur 
  • Capacité à travailler en équipe 
  • Capacité d’initiative
  • Sens de la diplomatie
  • Attitudes de service



Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité de la cheffe du Service Croissance, Emploi et Développement rural Alsace

 



Conditions particulières d'exercice

Contraintes liées au respect d’échéances multiples.

Déplacements possibles, notamment pour des réunions sur les sites de Metz et Châlons-en-Champagne.

Classification: R

N° de poste: 389



Date limite de candidature

23/08/2020