Assistant administratif et financier H/F - Troyes - Région Grand Est

Publiée le: 7/30/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre



             Emploi permanent



2020 EMP 365 12530 CTP MR TROYES CHAUMONT - Assistant administratif et financier H/F

Direction Générale Adjointe de la Cohésion des Territoires et de la Proximité

Direction : Maison de la Région de Troyes - Chaumont 

Service : Transports

Pôle :

Statut : Fonctionnaire, Contractuel

Grade : Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe

Classification : R

N° de poste : 12530

Poste basé à : Troyes



Missions

Missions de la direction/du service :

Superviser le schéma départemental des transports scolaires et interurbains en cohérence avec la politique de mobilité et d’aménagement du territoire ;

Piloter des études sur l’évolution du schéma de transport, la multi modalité, les systèmes d’information voyageurs, l’interopérabilité, en lien avec la Direction de l’Organisation des Mobilités (DOM) ;

Mener des négociations avec les EPCI/AOMD (conventionnement), les partenaires institutionnels et les prestataires de la Région Grand Est (RGE) ;

Développer autant que de besoins la coopération avec les collectivités limitrophes ;

Gérer et négocier les Délégations de Service Public (DSP) et les marchés publics (MP) de transport de voyageurs.

Missions du poste :

Le titulaire du poste sera chargé de renseigner l’usager et les partenaires sur les aspects administratifs et techniques des transports scolaires et interurbains.

Il supervisera et assurera l’accueil téléphonique/physique du service et aura en charge le secrétariat du Chef de service.

Il travaille en lien avec les gestionnaires administratifs et financiers des transports et l’équipe technique du service.

Il participe aux campagnes d’inscription aux transports scolaires.



Activités principales

RENSEIGNER L’USAGER

- Assurer l’information de l’usager sur tous les aspects du transport (procédures d’inscription au transport scolaire en ligne, tarifications, modalités de paiement, dispositions du règlement régional des transports, traitement des réclamations en lien avec le pôle technique (demandes d’explications auprès des transporteurs, …) ;

- Gérer les supports d’information des usagers : affichages, pièces en libre-service, fiches d’inscriptions, règlement, alimentation de supports d’information intermodaux (FLUO) ;

- Gérer la boite vocale du service (en lien avec le service informatique DSIN).  

ACCUEILLIR L’USAGER

- Superviser et assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers du service transports Aube et de la Maison de la Région Troyes/Chaumont en lien avec l’assitante administration du SAF de la MR10 ;

- Orienter les demandes vers les agents du service transports Aube et de la Maison de la Région Troyes/Chaumont au besoin.  

PARTICIPER A LA CAMPAGNE DES INSCRIPTIONS

- Codification et classification des fiches d’inscription au transport scolaire à réception ;

- Manipulation du progiciel de gestion d’élèves « PEGASE » au fil de l’année (modifications de dossiers, créations de dossiers) ;

- Participation à la campagne des inscriptions au transport scolaire en appui aux vacataires d’été (édition, mise sous pli, saisie de dossiers au besoin …) ;

- Aide à l’usager sur l’inscription en ligne,

- Retour des fiches incomplètes aux familles par courrier ou appel téléphonique pour aide à la finalisation des dossiers. 

ASSISTER LE CHEF DE SERVICE ET L’EQUIPE

- Gestion de l’agenda du Chef de service à sa demande (prise de RDV, appel de collaborateurs, déplacement réunion, réservations ressources, organisation matérielle et logistique, …) ;

- Travaux de dactylographie, statistiques, recueil/diffusion d’informations et/ou données sur demande du Chef de service ;

- Gestion et suivi d’outils administratifs (Chrono (progiciel dédié), tableau suivi d’exploitation (incidents sur réseaux transports), tableau de suivi des congés, mise à jour annuaires des partenaires (transporteurs, EPCI, Etéblissements scolaires) … ;

- Rédaction, frappe et envoi de courriers ou notes administratives à la demande du Chef de service ;

- Prise de notes en réunions, comptes rendus ou relevés de décisions, constitution de dossiers ;

- Réalisation des courriers de refus à l’attention des familles en lien avec l’équipe Administrative et Financière : Hors Périmètre Scolaire (HPS), élèves non ayant droit, pièces manquantes, annulation de titre de transport,

 - Repérer des dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie,

- Formuler des propositions d’amélioration.  

GERER LES CORRESPONDANCES

- Réception, envoi, distribution, enregistrement des courriers (Chrono, progiciel « GECO ») ;

- Gestion de la boite mail du service : ventilation des courriers électroniques et au besoin réponse directe en lien avec le Chef de service.

 



Compétences et aptitudes

Savoir :

Connaître :

- L’environnement institutionnel de la fonction publique territoriale et du transport scolaire ;

- L’environnement fonctionnel de la collectivité.• Maîtriser :

- Expression écrite et orale ;

- L’outil informatique, la bureautique et tout logiciel en lien avec les missions (Word, Excel, progiciels (PEGASE, GECO,…)

Savoir-faire :

- S’exprimer distinctement ;

- Accueillir, écouter, comprendre et reformuler les demandes ;

- Disposer d’un esprit d’initiative et rendre compte à la hiérarchie ;

- Exécuter les tâches dans les délais demandés.

Savoir-être :

- Posture soignée et aimable ;

- Savoir gérer le stress, prendre du recul ;

- Rigueur, ponctualité et discrétion ;

- Aptitude au travail en équipe.



Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Hiérarchiques :

Exerce son activité sous l’autorité directe du Chef du service des transports.

Fonctionnelles :

Le poste sera en lien constant avec :

- En interne à la RGE : Direction de l’Organisation des Mobilités (DOM), Direction des Services Informatiques et du Numérique (DSIN).

- En externe à la RGE : Transporteurs et usagers.



Conditions particulières d'exercice

- Travail en bureau (bornes d’accueil) sur plages horaires régulières 9h-12h/13h30-16h30 (LMMeJV) ;

- Pics d’activité propres au transport scolaire (juin à octobre et rentrées scolaires intermédiaires), possible sollicitation en gestion de crise (information intempéries) ;

- Permis B apprécié.



Date limite de candidature

30/08/2020