Assistant administratif H/F - Metz - Région Grand Est

Publiée le: 11/15/2021

Résumé de l'offre

  • Lieu:
    Metz
  • Publiée le:
    11/15/2021

Description de l'offre



             Emploi permanent



2021 EMP 742 12971 CTP MR Metz - Assistant administratif H/F

Direction Générale Adjointe de la Cohésion des Territoires et de la Proximité

Direction : Maison de la Région de Metz 

Service : Transports

Pôle :

Statut : Fonctionnaire, Contractuel

Grade : Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe

Classification : R

N° de poste : 12971

Poste basé à : Metz



Missions

Organisation des transports scolaire et interurbain du réseau Fluo Grand Est 57.

Placé sous l’autorité du Chef du Service Transport, le (la) titulaire assiste le chef de service dans la mission de pilotage du service. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant son responsable, et plus largement, les services/la direction, notamment en matière de gestion administrative. Il assure la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.

Il assure notamment le lancement et le suivi des campagnes relatives aux chartes accompagnateurs et d’aménagements de la rentrée scolaire en lien avec le service.



Activités principales

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique sur tous les aspects du transport : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
  • Venir en soutien à l’équipe des gestionnaires cartes et réseau en période de rentrée scolaire ou de forte activité
  • Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées (outil GECO)
  • Recevoir et ventiler les pièces comptables
  • Gérer la boîte mail : ventilation des courriers électroniques et au besoin réponse directe en lien avec le Chef de service
  • Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers...), les rapports devant l’Assemblée Régionale (AirDélib) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel via le I-Parapheur
  • Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
  • Organiser et suivre l’agenda du chef de service et les déplacements
  • Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
  • Gérer et actualiser une base d'informations
  • Classer et archiver les documents administratifs
  • Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
  • Diffuser en interne/externe les documents administratifs
  • Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
  • Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
  • Lancer et suivre la campagne d’instructions des chartes accompagnateurs et des aménagements de la rentrée scolaire en lien avec le chef de service
  • Assurer l’intérim de l’Assistante de Direction de la Maison de Région



Compétences et aptitudes

Savoir :

  • Connaissances du cadre juridique et réglementaire du domaine concerné 
  • Connaissances techniques liées à son domaine d’intervention
  • Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme 
  • Procédures administratives
  • Techniques de secrétariat
  • Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel)
  • Utiliser les logiciels spécifiques de la collectivité et du service

 

Savoir-faire :

  • Organisation méthodique du travail et gestion du temps
  • Aptitudes relationnelles    
  • Capacités d'adaptation
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie
  • Aptitudes rédactionnelles

Savoir-être :

  • Faire preuve de rigueur dans l’organisation de son travail et la qualité de production des documents.
  • Capacité à travailler en équipe
  • Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
  • Faire preuve de discrétion



Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Placé sous l’autorité du Chef du Service Transport de la Maison de la Région de Metz et de la Directrice de la Maison de la Région de Metz



Conditions particulières d'exercice

  • Horaire fixe en fonction des plages téléphoniques
  • Respect des plages horaires de permanence quotidienne
  • Organisation des congés en fonction des contraintes de service et de l’intérim de l’assistante de Direction de la Maison de la Région de Metz.



Date limite de candidature

19/12/2021